Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Informujemy, że od 1 lutego 2026 r. ANWIL S.A. (dalej: „ANWIL” lub „Spółka”) będzie zobowiązana do wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
KSeF jest centralnym systemem Ministerstwa Finansów służącym m.in. do wystawiania, otrzymywania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dalej również: „faktury KSeF”).
W związku z powyższym przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez ANWIL. Zasady te będą obowiązywały od 1 lutego 2026 r.
I. Faktury dokumentujące sprzedaż towarów i usług dokonywaną przez ANWIL
1. Pobieranie wystawionych faktur
• KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o wystawionych fakturach. Każdy nabywca zobowiązany do stosowania KSeF będzie pobierał faktury samodzielnie, bezpośrednio z systemu.
• ANWIL S.A. nie będzie informował kontrahentów o wystawieniu faktury w KSeF.
2. Moment wystawienia i moment odbioru faktury
Za moment wystawienia oraz moment odbioru faktur KSeF ANWIL będzie przyjmował znaczenie tych pojęć określone w ustawie o podatku od towarów i usług.
3. Załączniki do faktur
• ANWIL nie będzie wystawiał załączników ustrukturyzowanych.
• Załączniki będą przekazywane w formie uzgodnione z nabywcą – na wskazany adres.
4. Faktury dla podmiotów zagranicznych i nabywców niezobowiązanych do stosowania KSeF
W takich przypadkach ANWIL będzie udostępniał fakturę KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą (np. e-mailem, plikiem PDF).
5. Wizualizacja faktury KSeF
W uzasadnionych biznesowo sytuacjach ANWIL może udostępnić wizualizację faktury KSeF z odpowiednim kodem QR, w formie uzgodnionej z kontrahentem.
II. Faktury wystawione przez kontrahentów dla ANWIL
1. Zakaz przesyłania wizualizacji faktur wystawionych w KSeF
Od 1 lutego 2026 r. prosimy nie przesyłać wizualizacji faktur ustrukturyzowanych z nadanym numerem KSeF na dotychczasowe dedykowane adresy lub e-mail.
2. Załączniki do faktur niebędące załącznikami ustrukturyzowanymi
Sposób przesyłania
Załączniki, które nie stanowią integralnej części faktury i nie mogą zostać dostarczone za pośrednictwem KSeF prosimy przesyłać w formacie PDF na jeden z poniższych adresów:
• zal@orlen.pl,
• adres wskazany w umowie,
• adres uzgodniony z przedstawicielem ANWIL.
Wymogi techniczne i organizacyjne
• w temacie wiadomości należy wskazać numer KSeF faktury,
a w przypadku faktur wystawionych w trybie awarii — numer faktury;
• obowiązuje zasada 1:1 — jeden e-mail = jeden plik PDF (do 10 MB) = załącznik do jednej faktury;
• ANWIL nie będzie pobierać załączników z linków (portale, platformy wymiany plików itp.);
• ANWIL nie obsługuje plików zabezpieczonych hasłem ani plików spakowanych (np. ZIP).
3. Informacja dotycząca pola „Numer zamówienia”
Prosimy o zwrócenie uwagi, aby w polu „Nr zamówienia” na fakturze:
• wpisywać wyłącznie wartość numeryczną,
• bez liter, spacji, symboli i innych znaków.
Umieszczenie numeru zamówienia w innym miejscu niż przewiduje struktura FA(3) może spowodować brak prawidłowej identyfikacji dokumentu i w konsekwencji wydłużyć czas akceptacji faktury do wypłaty.
III. Procedury w przypadku awarii KSeF
1. Tryb awaryjny
W przypadku wystawienia faktury w trybie awaryjnym ANWIL:
wystawi fakturę ustrukturyzowaną zgodną ze strukturą logiczną FA
• udostępni nabywcy fakturę w sposób z nim uzgodniony (poza KSeF albo w KSeF),
• prześle fakturę opatrzoną wymaganymi kodami QR na adres e-mail wykorzystywany przed wejściem obowiązkowego KSeF,
• prześle fakturę do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni od zakończenia awarii.
2. Tryb awarii całkowitej
W przypadku całkowitej awarii KSeF ANWIL:
• nie będzie miał obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej,
• wystawi fakturę na zasadach obowiązujących przed wprowadzeniem KSeF (papierową lub elektroniczną),
• prześle ją do nabywcy w formie elektronicznej na uzgodniony adres e-mail.
3. Faktury wystawione dla Spółki w trybie awaryjnym lub awarii całkowitej prosimy o ich przesyłanie:
1. na adres → efaktura.anwi@orlen.pl lub na adres wskazany w umowie,
2. oraz do KSeF — jeżeli będzie to wymagane przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.