Dane osobowe

I Administratorzy danych osobowych

Administratorami Pani/Pana danych osobowych są ANWIL S.A. z siedzibą we Włocławku (87-805), przy ul. Toruńskiej 222 oraz Spółka Grupy ORLEN/inny podmiot Grupy Kapitałowej ORLEN (lista podmiotów stanowi załącznik nr 1 do niniejszej klauzuli).

Razem dokonujemy współadministrowania Pani/Pana danymi osobowymi na podstawie Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi, którego wyciąg zgodnie z dyspozycją art. 26 ust. 2 RODO udostępniony jest na stronie:   https://anwil.orlen.pl/pl/Dane-osobowe

II Wspólne uzgodnienia między Administratorami.

W ramach Porozumienia o współadministrowaniu danymi osobowymi uzgodniliśmy zakresy odpowiedzialności dotyczące wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności uzgodniliśmy, że:

a)    Każdy Administrator, w momencie zbierania Pani/Pana danych osobowych jest odpowiedzialny za wykonanie wobec Pani/Pana obowiązku informacyjnego
o przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych;

b)    Każdy Administrator, w zakresie zbieranych u siebie danych osobowych, jest odpowiedzialny za umożliwienie Pani/Panu wykonywania praw związanych
z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych;

c)    Niezależnie od tego ustalenia, swoje prawa do żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan zgłosić do ANWIL S.A. W takim przypadku ANWIL S.A. przekaże Pani/Pana żądanie właściwemu Administratorowi, który je zrealizuje.

Więcej szczegółów znajdzie Pani/Pan w Porozumieniu o współadministrowaniu danymi osobowymi, którego wyciąg stanowi załącznik nr 2 do niniejszej klauzuli.

III Punkt kontaktowy

Ustanowiliśmy wspólny punkt kontaktowy, poprzez który może Pani/Pan skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych:

a)   adres e-mail: daneosobowe.sgk@orlen.pl

b)   adres pocztowy: ANWIL S.A., Inspektor Ochrony Danych, ul. Toruńska 222, 87-805 Włocławek

c)   numer telefonu: +48 24 20 21 222.

IV Cele przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

a)    oceny wiarygodności prawnej, finansowej i sankcyjnej kontrahentów, w tym w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu, sankcji międzynarodowych,

b)    ochrony interesów ekonomicznych i prawnych GK ORLEN, w tym zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, w szczególności poprzez weryfikację występowania kontrahentów oraz osób z nimi związanych na listach sankcyjnych, a także poprzez dokonanie oceny ryzyka współpracy,

c)    zapewnienia bezpieczeństwa gospodarczego w ramach GK ORLEN, poprzez przeciwdziałanie i wykrywanie nieprawidłowości i nadużyć na szkodę spółek GK ORLEN,

d)    zapewnienia zgodności nawiązania lub kontynuowania współpracy gospodarczej, z obowiązującymi przepisami prawa oraz z wewnętrznymi regulacjami GK ORLEN,

e)    centralizacji i ujednolicenia procesu weryfikacji w celu zwiększenia efektywności operacyjnej i ograniczenia ryzyka rozproszonego przetwarzania danych,

f)     dokumentowania wyników weryfikacji oraz podejmowania decyzji o dopuszczeniu do współpracy, jej ograniczeniu lub odmowie.

g)    zarządzania dostępem do danych kontrahentów w ramach wspólnego systemu informatycznego,

h)    umożliwienia audytów i kontroli wewnętrznych oraz zewnętrznych w zakresie zgodności z przepisami prawa,

i)      realizacji obowiązków informacyjnych i praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z RODO,

j)      obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń. 

V Podstawy prawne przetwarzania

Podstawą prawną przetwarzania przez Współadministratorów Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanym w ust. IV powyżej jest:

a)    wypełnienie obowiązków prawnych dotyczących stosowania środków ograniczających (sankcji międzynarodowych), wynikających bezpośrednio z obowiązujących rozporządzeń Rady Unii Europejskiej oraz przepisów krajowych regulujących ich wykonywanie – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

b)    podjęcie działań przed zawarciem i wykonaniem umowy – przetwarzanie danych jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy i do jej realizacji (weryfikacja wiarygodności i zdolności kontrahenta do współpracy) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

c)    realizacja uzasadnionych interesów administratora – obejmujących ochronę interesów ekonomicznych i prawnych, wizerunku i reputacji Spółki i GK ORLEN, minimalizację ryzyka biznesowego, zapewnienie bezpieczeństwa transakcji handlowych i ciągłości działalności oraz utrzymanie wysokich standardów ładu korporacyjnego – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

VI Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż 5 lat od dnia dokonania oceny wiarygodności kontrahenta, chyba że dłuższy okres przetwarzania będzie niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Po upływie tego okresu dane będą przechowywane wyłącznie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora - np. ze względów bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, weryfikacji wiarygodności kontrahentów - dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. 

VII Odbiorcy danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratorów podmiotom z nimi współpracującym (odbiorcom), w szczególności: podmiotom świadczącym usługi fakturowania, rozliczania należności, doręczania korespondencji i przesyłek, prawne, windykacyjne, archiwizacji, opracowania i dostarczania informacji gospodarczych, dostawcom usług IT, spółkom GK ORLEN.

VIII Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, lecz ich niepodanie może ograniczyć współpracę podmiotu z Administratorem.

IX Prawa osób, których dane dotyczą:

Przysługują Pani/Panu prawa związane z przetwarzaniem danych:

a)    Prawo dostępu do swoich danych osobowych;

b)    Prawo do sprostowania danych osobowych;

c)    Prawo do usunięcia danych osobowych ( w określonych sytuacjach);

d)    Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

e)    Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;

f)     Prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo otrzymania od Administratora danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego i przesłania tych danych innemu administratorowi danych lub zażądanie przesłania danych do innego administratora. Jednakże Administrator zrobi to, tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko do tych danych, które są przetwarzane na podstawie umowy z Panią/Panem.

Przysługuje Pani/Panu również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

X Korzystanie z przysługujących praw

Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w ust. III powyżej.